SentimentsApp Part 4. Het proces van het invoeren

op 29 augustus 2018

Gemiddelde leestijd: 4 minuten

Dit is het vierde deel. Heb je de vorige over de implicaties van de app al gelezen?

Hier gaan we het hebben over het proces van het invoeren. Van het begin tot waar we nu staan (midden in het experiment).

Voor het idee

Nog voor de app bedacht was, hadden we salariscommissie al. Een commissie waar mensen vrijwillig in en uit mogen om elkaars salaris en dat van de rest van de groep te bepalen. Samen met onze Kollega Meting (onze manier van functioneringsgesprekken, waarin kollega’s elkaar raten en vooruit proberen te helpen), is dit de basis geweest, waardoor we de app konden gaan starten en invoeren. Zonder kollega’s die elkaars salaris al bepaalden (waarin ook alle salarissen al transparant waren) en de Kollega Meting, zouden we mijlenver van de app zijn, en was de sprong te groot geweest.

3x Waarom sessie

Ik heb in deel 1 al wat over de waarom-waarom-waarom sessie gezegd. Tijdens deze sessie bedachten we met de groep de app. Het voordeel hiervan is dat we begonnen met een vraag stellen over een bestaand fenomeen, namelijk dat contracten en daarmee salarissen voor een groot deel bepaald worden door input (gemaakte uren). En niet op output.

Door die vraag zat iedereen al op dezelfde lijn wat betreft een oplossing ervoor bedenken. Omdat iedereen meedenkt is iedereen eigenaar van de oplossing en wil iedereen dus dat het slaagt: direct draagvlak.

Eenmaal wat verder uitgedacht, werden de eerste kritische noten uitgesproken. Die konden we direct en groupe beantwoorden, waardoor alle aanwezigen op de hoogte waren van de voor- en nadelen.

Aan het eind van de sessie stak ik m’n vinger op om degene te zijn die de kar zou trekken. Wat zou betekenen dat ik de rest van de kollega’s zou informeren, ik de groep die het zou maken bijeen zou brengen en er dan op toe zou zien dat het ‘project’ van de grond kwam.

Individueel

Een behoorlijk aantal kollega’s was niet aanwezig bij de 3x waarom sessie. Vakantie, part-timedag, bij de klant werken, ziek. Geen probleem. Achteraf heb ik geprobeerd een aantal in groepjes te spreken of individueel. Ik gaf dan een duidelijke samenvatting van de sessie en wat er was besloten om nu op te pakken. In Slack had ik een hele korte beschrijving gegeven, waarin ik aangaf dat ik iedereen nog persoonlijk wou zien om het uit te leggen.

Sommige gesprekken gingen soepel, die kollega’s waren benieuwd, maar zagen het wel een keer voorbij komen als het relevanter werd. Andere gesprekken waren lastiger. Een van de kollega’s gaf zelfs aan: als de app komt dan zal ik waarschijnlijk ontslag nemen. Waarom? Omdat ik dan waarschijnlijk mijn hypotheek niet meer kan betalen (een logische angst). Maar dat zou betekenen dat je volgens de app dus minder moet verdienen dan nu. Dus jij gaat ervan uit dat je eigenlijk minder toevoegt dan dat je qua salaris nu verdient. Oftewel jouw salaris is nu te hoog. Met een glazen blik en na een stilte van een paar seconden zei de kollega uiteindelijk: dat klopt.

Gemeen. Maar point made. De kollega is nu overigens aan als een banaan.

Ontwikkeling en sessies

Tijdens de ontwikkeling zijn veel kollega’s betrokken bij het helpen nadenken over de berekeningen, het design, de functies en natuurlijk alles eromheen wat betreft uitbetalen van salarissen, gesprekken met de salarisadministrateur en een hypotheekadviseur. Door iedereen mee te laten denken ook over het proces, bleef het idee in ieders aandacht, werd de app verscherpt en was iedereen betrokken bij de oplossing.

We hebben na een tijdje een sessie gedaan waarin de berekening en hoe het ongeveer gaat werken hebben gedeeld. Hierin besloten we bijvoorbeeld dat de pilot 3 maanden zou duren.

Toen de app eenmaal bijna klaar was voor gebruik om te testen in de pilot, werd iedereen nog een keer bij elkaar gehaald om aan te geven hoe het daadwerkelijk zou gaan werken en wanneer we het gingen invoeren.

Launch

Op de dag van de launch ging het niet zoals verwacht. We zaten midden in de mediastorm met tv, radio en kranten die de telefoon van Keytoe stalkte, waardoor we niet super sterk begonnen aan de launch.

Tijdens de launch werd alles nog een keer rustig uitgelegd en konden mensen de app openen en alvast beginnen. De eerste vragen werden gesteld en behandeld. En de eerste bugs in de app kwamen direct naar voren en werden in een lijst bijgehouden om later te fixen.

Ook hier was niet iedereen aanwezig, dus werd er de volgende dag een 2nd launch sessie gedaan, zodat iedereen echt alles begreep en snapte en kon beginnen.

Vervolg

De pilot is nu nog bezig. We monitoren van alles. Er gaat nog wel eens wat fout met de app jammer genoeg, maar dat hoort erbij en daarom is het ook een pilot fase. Aan het eind van de drie maanden gaan we besluiten of we ermee verder gaan of dat de pilotfase bijvoorbeeld nog langer door moet gaan. Of dat we er direct mee stoppen.

Hoe we dat besluit gaan nemen en wat het vervolg proces is, dat weten we nog niet.

Als we doorzetten zal dit blog wat wijzigen met aanvullende gegevens.

Lees vooral het volgende deel straks over alles wat we nog niet weten (komt er zo snel mogelijk aan).