1,5 jaar geleden verruilde Keytoe het werken op projectbasis voor het zogenoemde Kollega-model. Een manier van werken waarbij we op continue basis samen met de klant op zoek gaan naar kansen en die in sprints oppakken. Dit artikel gaat niet over de uitdagingen die die transitie toen met zich meebracht (want dat is verleden tijd), maar over hoe die manier van werken zich ontvouwt in de dagelijkse gang van zaken (met concrete voorbeelden). Let op: wij noemen onze klanten dus: Kollega.
Met HR Via Care in het huwelijksbootje.
Keytoe en het Rotterdamse HR Via Care worden Kollega’s… Gers! Hr Via Care is een uitzendbureau gericht op zorg, office, logistiek en personenvervoer. Een nieuwe Kollega voor Keytoe, dat is altijd spannend en even wennen, maar tijdens de kick-off leer je elkaar onder het genot van een glas champagne al snel kennen. Kennen.. Wennen.. Dat rijmt!
Tijdens de externe kick-off gaat het hele Keytoe team een dagdeel langs bij de nieuwe Kollega om iedereen te ontmoeten en de samenwerking af te trappen. Game on!
Lekker zo’n glas bubbels, maar er moet natuurlijk ook worden gewerkt. Na het proosten trappen we de samenwerking dan ook echt af, en dat doen we door het ‘onboardingsproces’ te starten. Dit proces bestaat uit een aantal stappen die ervoor zorgen dat we de eerste 5 weken van de samenwerking gestructureerd en planmatig te werk kunnen gaan. Tijdens de externe kick-off bespreken we deze stappen samen met onze nieuwe Kollega’s van HR Via Care en plannen we direct de komende maandelijkse meetings in. Het team van Keytoe heeft voorafgaand aan de kick-off ook alvast voor iedere week een interne meeting ingepland, zodat iedereen in de beginperiode scherp is en de communicatie strak verloopt. Er wordt met de Kollega overlegd welke bestanden (logo’s, afbeeldingen, inloggegevens, etc.) er gedeeld moeten worden en contactgegevens worden uitgewisseld.
Als het gaat om communicatiesystemen, maken wij graag gebruik van Slack. We leggen het programma uit aan het team van HR Via Care, we verwelkomen iedereen in Slack en zo staat iedereen direct met elkaar in contact. Bestanden, meningen, opmerkingen, polls… In Slack wordt alles gedeeld en gebruikt. Tijdens de periode van het onboardings-proces (zo’n 5-6 weken) doet het Keytoe team veel onderzoek naar de branche, de klanten, de sterktes, de zwaktes, de dromen en de doelen van de nieuwe Kollega. Er worden bijvoorbeeld groepssessies gehouden en enquêtes afgenomen om zo alle informatie op tafel te krijgen die wij nodig hebben om onze nieuwe Kollega écht te laten floreren. Een strategische meeting met de beide teams vormt de grande finale van de opstartperiode. Hierin worden alle onderzoeksresultaten gepresenteerd en geeft de voltallige groep een klap op de te volgen strategie in de verdere samenwerking. Let’s go!
Keytoe, Concreeto en de rollende bal?
Loopt alles dan altijd gelijk op rolletjes? Nee, niet altijd. Voordat we het onboardings-proces goed voor onszelf in kaart hadden gebracht, hadden we zeker in de opstartfase soms moeite om het overzicht te houden en de juiste actiepunten op te pakken. Toen Concreeto (Rotterdams uitzendbureau en één van onze favoriete Kollega’s) het avontuur met ons aan besloot te gaan, stond het Kollega-model nog in de kinderschoenen en maakten we niet altijd direct het verschil. Gelukkig hadden we Concreeto toch weten te overtuigen van onze kwaliteiten en hebben we ook bij deze Kollega de bal aan het rollen weten te krijgen.
Na het achterhalen van het Concreeto DNA begon de motor dan eindelijk te lopen. Onze grafische Maestro Gerben zwaaide met zijn magische Baton en zette een krachtiger logo en herkenbaardere huisstijl neer. Jeroen keek met zijn designeroog naar de website, onderzocht de online klantreis en ontwierp met de nieuwe huisstijl een compleet nieuwe website (lees hier meer over zijn werk als UI/UX Designer). Ondergetekende nam de pen ter hand, verzamelde quotes, reviseerde vacatures, bladerde door Het Rotterdams Woordenboek en schreef de teksten die de pagina’s vulden. Renée schoot als een scherpschutter met haar camera en bewerkte de beelden. Michael haakte aan als adelaar.. Hij vloog hoog over het team en hield zo de werkzaamheden nauwlettend in de gaten. Bijsturen waar nodig, schouderklopje waar kon.
Oké. Het logo en de huisstijl van Concreeto zijn vernieuwd, het design van de nieuwe website staat en de content is verzameld. Door naar development, want dat doen we bij Keytoe ook zelf. Onze developers zijn echte nerds (dat mag ik zeggen, want ze dragen truien waar ‘nerd’ op staat). De overdracht tussen design en development is altijd een spannend moment, want het is de laatste stap voor oplevering van een website. Maar, ook al is het de laatste stap… We zijn er nog niet. Het ontwikkelen van een website kost tijd en tijd is voor onze Kollega’s kostbaar, daarom is de druk op de schouders van onze developers zwaar. Hun werkdag bestaat uit ontelbare cijfertjes, moeilijke berekeningen, vervelende bugs en andere onverwachte uitdagingen. En dan moeten ze bij Keytoe ook nog eens goed kunnen communiceren met onze Kollega’s. En wat kunnen nerds vaak niet zo heel goed? Juist, communiceren. Bij Keytoe dus gelukkig wel.
Feit 1: Development is een vak apart en soms moeilijk te begrijpen voor niet-developers. Feit 2: Onze Kollega’s zijn vaak niet-developers.
In het begin van het nieuwe jaar staat de livegang van de vernieuwde Concreeto website, én daarmee de onthulling van de nieuwe stijl, gepland. We zullen tegen die tijd een update delen. Ben je benieuwd? Houd onze socials dan in de gaten!
Nieuwe huisstijl, nieuwe website… dan zal het wel klaar zijn hè? Nee hoor, Keytoe giet oan!
Zoals ik in de inleiding van dit stuk al heb beschreven, gaan we bij Keytoe voor een langdurige samenwerking met onze Kollega’s. De samenwerking met onze Kollega www.plantsome.nl, die prachtige kamerplanten verkoopt, is het schoolvoorbeeld van een Keytoe-succesverhaal.
Axel en Thom, broers met passie voor planten, passie voor ontdekken en passie voor ondernemen. Veel passie dus.. houden we van bij Keytoe! De mannen zijn, als zoons van een Westlandse tuinder, drie jaar geleden begonnen met het online verkopen van kamerplanten op hun zelfontwikkelde webshop. De zaken gingen goed, Keytoe werd aangehaakt en samen hebben we stappen ondernomen om de webshop naar een hoger niveau te tillen. Er is een nieuwe huisstijl neergezet en een volledig nieuwe webshop gebouwd, maar na de lancering van die gloednieuwe webshop begon het echte avontuur pas!
Axel en Thom zijn ambitieus en Keytoe wil bedrijven helpen groeien. Een match made in Maassluis, dus na de lancering zijn we vrolijk doorgegaan. Keytoe en Plantsome.nl gaan hand in hand bij de doorontwikkelingen op de webshop, het oppakken van de social media kanalen, het vormen van de merkidentiteit door middel van content, het designen van uitingen (online én offline), het analyseren van de resultaten en het verhogen van de conversie door middel van online marketing-trucjes. Heeft de webshop bugs of moet er worden geprogrammeerd? Dan staan onze developers voor Axel en Thom klaar. Hebben de broers nieuwe ideeën om uit te breiden? Dan helpt Joeri ze bij het onderzoeken van de kansen en bedreigingen. Is er content nodig? Renée, Lobke en Bo regelen het. Moet er een nieuwe pagina worden ontworpen? Maestro designer Gerben zwaait met zijn magische Baton. Checken of alle knoppen en CTA’s (Call To Action) wel op de juiste plekken staan? Jeroen is our man!
Bij www.plantsome.nl komen de disciplines Design, Content, Development én Online Marketing perfect samen. Kijk maar op de website!
Keytoe Meetups, leuk!
Ik heb je aan de hand van drie van onze Kollega’s een klein inkijkje gegeven in de wereld van het Keytoe Kollega-model. Hopelijk heeft dit artikel jou een klein beetje geholpen bij de vraag; ‘Wat doet Keytoe nou eigenlijk?’. Mocht je benieuwd zijn naar meer van ons werk of gewoon zin hebben in een lekker biertje, kom dan eens naar onze Meetup! We vertellen je dan alles over Keytoe aan de hand van 4 korte workshops. Eerder kennismaken of andere vragen? Mail me gerust; bo@keytoe.nl
Bedankt voor het lezen, geniet van je dag!