Het gaat er niet om wie het doet, maar wat iemand doet. Dat is het allerbelangrijkste bij het geven van feedback. In mijn vorige blog over feedback, heb ik het gehad over positieve feedback. Vandaag gaat het over ‘negatieve’ feedback. Het is een beladen term, die meer kracht uitstraalt, dan eigenlijk bedoeld is. Wij noemen het opbouwende feedback. Hoe kun je als manager dit op een eerlijke, duidelijke en rechtvaardige manier overbrengen? Daar zijn 10 stappen voor. Zo geef je het:
- Krijg je emotie onder controle. Je wilt niet iemands werkzaamheden beoordelen wanneer je boos of gestrest bent. De kans dat je iets zegt wat je niet meent is groter op zo’n moment.
- Zoek een privé-ruimte. Waar je bij positieve feedback zoveel mogelijk publiek wilt, wil je in dit geval het persoonlijk bespreken. Niemand vindt het leuk om te horen dat ze bepaalde zaken niet goed hebben afgehandeld en al helemaal niet als er andere mensen bij zijn. Zorg er dus voor dat je met de persoon in kwestie alleen bent.
- Focus op hun acties, niet op de persoon zelf.Het is belangrijk dat je de mensen alleen op hun acties beoordeelt en niet op de persoon zelf. Wanneer je dit wel doet, voelen ze zich persoonlijk aangevallen. Dat wil je niet. Je wilt dat ze wat leren van je feedback. Dat doe je door hun acties te analyseren en te beoordelen.
- Wees duidelijk. De persoon in kwestie heeft er niks aan als hij/zij te horen krijgt dat ze een slechte houding hebben. Wees duidelijk in wat je bedoelt. Wat vind je niet goed aan hun houding en hoe zie je de houding graag. Op deze manier is het voor iedereen duidelijk wat je verwacht.
- Wacht niet te lang. Zie je iets fout gaan? Ga er meteen mee aan de slag. Hiermee help je jezelf en de persoon in kwestie. Jij loopt er niet meer mee rond en de persoon in kwestie weet gelijk waar hij aan toe is. Doe je dit niet, heeft hij/zij geen idee dat je dat niet goed vond.
- Wees kalm. Begin niet met schreeuwen of schelden. Daarmee bereik je alleen maar een negatieve relatie. De persoon zal zich gaan verdedigen en niet meer luisteren naar wat je te zeggen hebt.
- Spreek je vertrouwen uit in de persoon. Nadat je bent gekomen tot de conclusie, is het belangrijk dat je je vertrouwen uitspreekt in de persoon. Hierdoor zal de persoon beseffen dat je het doet om hem/haar te helpen en je nog steeds graag wilt dat hij/zij voor je blijft werken.
- Stop met praten. Heb jij je zegje gedaan, geef dan de ander de ruimte om te zeggen wat ze willen zeggen. Luister naar wat ze te zeggen hebben.
- Definieer positieve stappen. Spreek met elkaar af wat de oplossingen zijn en hoe deze aangepakt kunnen gaan worden. Probeer altijd iets positiefs eruit te halen. Je wilt mensen laten excelleren binnen hun werkgebied.
- Zand erover. Is alles besproken? Zand erover. Nieuwe dag, nieuwe kansen. Alleen zo blijf je eerlijk tegenover jezelf en tegenover de persoon in kwestie.
Wat heb je nodig:
- Privé-ruimte
- Kalmte
- Geduld
- Je gevoel voor humor
Ik hoop dat jullie met behulp van deze tips en adviezen het feedback geven een nieuwe wending kunnen geven. Wij bij Keytoe werken volgens deze methode, en de reacties zijn zeer positief. Onze werknemers voelen zich gewaardeerd, maar durven ook toe te geven dat ze zeer blij zijn met opbouwende feedback.